TEKNIK MEMIMPIN SIDANG.

Oleh: Hanry Liunsanda, SH
(Ketua Bidang Pendidikan Kader dan Kerohanian BPC GMKI Tondano)

A. PENDAHULUAN
Sidang atau rapat merupakan media pengambilan keputusan. Sidang ataupun rapat dapat di artikan sebagai alat yang penting untuk mencari informasi dan mengambil keputusan. Mencari informasi yang di maksudkan adalah mendengarkan tanggapan, sanggahan, jawaban berupa pendapat/pemikiran dari peserta sidang/rapat yang di fasilitasi oleh pemimpin sidang/rapat guna mencapai suatu kesepakatan untuk kepentingan bersama.
B. PERSIAPAN SIDANG
Persiapan persidangan adalah hal yang cukup menentukan berhasil atau tidaknya suatu persidangan. Untuk itu beberapa hal perlu di perhatikan sebagai persiapan awal untuk mengadakan persidangan yaitu
a. Agenda Sidang; adalah materi yang di tentukan untuk di bahas dan waktu yang di butuhkan untuk membicarakan materi yang akan di bahas , sehingga agenda sidang sangat pula menentukan panjang atau pendeknya suatu persidangan. Dengan demikian agenda sidang haruslah disusun secara sistematis
b. Working Papers atau lembar kerja. Lembar kerja; adalah rancangan materi yang akan di bicarakan dalam persidangan. Sehingga sebagai persiapan awal perlu atau tidaknya rancangan materi tersebut tergantung dari bentuk persidangan atau rapat yang akan di adakan. Jika lembar kerja di butuhkan, siapa yang akan ditugaskan untuk menyusun, berapa lama penyusunannya, kepada siapa lembar kerja tersebut dibagikan.
c. Jumlah peserta sidang. Peserta sidang adalah semua orang yang mutlak harus hadir dalam persidangan.
d. Alat bantu lainnya. Alat bantu lainnya yang di maksudkan adalah alat yang akan di gunakan dalam persidangan sehingga mempermudah dalam mengemukakan ide dengan sistematis, cepat dan tepat. Alat bantu ini seperti papan tulis, palu sidang, bagan-bagan, proyektor dan sebagainya.

Selain hal tersebut di atas yang perlu di perhatikan adalah ruangan sidang yang memadai, penerangan yang cukup, kebersihan tempat persidangan, peredaran udara atau ventilasi dalam ruangan.
C. PEMIMPIN SIDANG
Pemimpin sidang bertugas agar sidang dapat menghasilkan sesuatu keputusan sesuai materi persidangan dalam batas waktu yang telah di tentukan sebelumnya. Pemimpin sidang harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan serta penguasaan komunikasi yang efektif agar dalam persidangan agar dapat memimpin sidang, dapat menghasilkan, mendapatkan informasi, memecahkan masalah, dan mengambil keputusan. Selain hal tersebut di atas, pemimpin sidang juga harus mengetahui watak kepribadian, perilaku (berwibawa) sehingga dalam memimpin sidang dapat menimbulkan rasa hormat dari peserta.
Pemimpin sidang yang baik adalah pemimpin sidang yang harus memiliki ketrampilan sebagai berikut:
a. Harus mampu memberi bimbingan dan tegas.
b. Harus diterima oleh para peserta sidang sebagai pemimpin, baik karena kemampunnya dan pengetahuannya tentang tugas pokok organisasi, maupun karena kemampuannya memelihara hubungan yang baik dengan orang lain.
c. Berbicara to the point dan tidak boleh mendominasi pembicaraan.
d. Mempunyai integritas, kemauan dan kerelaan untuk memberikan kesempatan berbicara kepada orang lain sebanyak mungkin. Selain itu pemimpin sidang harus juga mempunyai pendirian yang tetap, konsekuen , dan tidak mudah terombang- ambing oleh suasana sekelilingnya.
e. Mempunyai ketrampilan yang tinggi dan sistematis dalam memecahkan masalah.
Beberapa tipe pimpinan sidang:
a. Otoriter : yaitu pimpinan sidang yang selalu memaksakan kehendaknya dan kadang tidak adil dalam memberikan kesempatan berbicara kepada peserta sidang. Tipe pimpinan sidang seperti ini sangat tidak baik karena rentan terhadap pertikaian yang meluas, karena dia bukan lagi sebagai penengah tetapi menjadi pihak yang harus ditengahi.
b. Demokratis: yaitu pimpinan sidang yang dalam memimpin sidang mengedepankan nilai-nilai demokrasi dan berusaha untuk memberi kesempatan yang sama terhadap seluruh peserta sidang.
Ada beberapa tipe lagi namun yang paling penting adalah kedua tipe diatas.
Hal yang harus dihindari oleh pimpinan sidang:
a. Komunikasi dua arah, dimana hanya ada dua orang saja yang diberi kesempatan untuk berbicara karena dianggap bahwa yang satu sebagai penebar wacana sedangkan yang lain sebagai penanggap. Padahal seharusnya dalam setiap pokok pembicaraan selalu melibatkan semua peserta sidang.
b. Keluar dari pokok pembicaraan, artinya pimpinan sidang harus terus berusaha untuk mempertahankan agar setiap pembicaraan selalu terkoordinir secara sistematis sehingga suatu pokok pembicaraan dibicarakan secara tuntas sebelum pindah ke masalah berikutnya.
c. Memonopoli pembicaraan, seorang pimpinan sidang yang baik adalah orang yang senantiasa memberi kesempatan seluas-luasnya kepada peserta untuk mengungkapkan idenya, kemudian menyimpulkan semua ide peserta secara singkat dan jelas.
Dalam kondisi tertentu, sebuah keputusan dalam persidangan dapat diambil dengan suara terbanyak.
Berikut beberapa tipe keputusan yang sering diambil dalam sebuah persidangan :
1. Decision by single individuals, yaitu keputusan yang dilakukan oleh seseorang dalam kelompok/sidang. Terjadi dalam situasi gawat atau waktu mendesak
2. Minority decision, yaitu beberapa orang dalam persidangan mengambil keputusan. Biasanya keputusan ini kurang didukung
3. Majority decision, yaitu keputusan dibuat oleh meyoritas anggota kelompok (biasanya bentuk voting). Biasanya berakibat buruk terhadap yang kalah.
4. Consensus decision, yaitu keputusan yang melibatkan seluruh anggota sampai semua anggota menerima dan bersedia melaksanakan walaupun tidak semua setuju
5. Unanimmity decision, yaitu keputusan bulat dan tidak lonjong

D. PENGARAHAN PERSIDANGAN
Dalam proses persidangan sering di temui adanya tanggapan, usul, ataupun pernyataan pendapat dari peserta untuk materi-materi tertentu yang sedang di bahas. Untuk kelancaran persidangan maka perlu di perhatikan oleh peserta sidang adalah menyangkut “INTERUPSI” atau pemotongan pembicaraan. Interupsi secara umum dapat di bagi atas :
1. Point of Information ( jika akan memberikan informasi tentang sesuatu diluar hal yang sedang dibahas)
2. Point of Order ( jika akan memberikan masukan)
3. Point of Clarification ( jika akan meluruskan pembicaraan)
4. Point of Personality (jika akan melakukan pembelaan diri)

E. ISTILAH TEKNIS DALAM SIDANG/RAPAT
a. Sidang komisi: adalah istilah untuk sidang yang hanya dihadiri oleh beberapa anggota persidangan untuk membahas tugas tertentu sesuai dengan pembagian komisinya
b. Sidang pleno: adalah istilah untuk sidang yang dihadiri oleh seluruh anggota persidangan untuk membahas/menetapkan sebuah keputusan
c. Sidang paripurna: adalah istilah untuk sidang pleno yang lebih luas, biasanya sidang ini juga dihadiri oleh undangan.
d. Sidang Istimewa: adalah sidang yang diselenggarakan khusus untuk membahas suatu masalah khusus dan tertentu
e. Majelis ketua/pemimpin sidang/rapat adalah orang yang dipercayakan untuk mengarahakan seluruh proses persidangan
f. Korum adalah istilah untuk keadaan dimana sebuah sidang layak mengambil keputusan (biasanya berupa jumlah peserta minimal yang harus menghadiri persidangan)
g. Voting adalah pemungutan suara terbanyak
h. Amandemen adalah peninjauan kembali terhadap materi yang telah dibahas/disetujui
i. Floor adalah forum persidangan
j. Lobbying adalah pembicaraan yang dilangsungkan diluar forum persidangan untuk menawarkan sebuah konsep
k. Skorsing adalah pemotongan agenda persidangan untuk waktu tertentu
l. Pending adalah penundaan pembahasan sebuah masalah karena alasan - alasan tertentu
m. Interupsi adalah pemotongan pembicaraan orang lain
n. Surat Keputusan Persidangan adalah kekuatan hukum formal atas segala sesuatu yang diputuskan dalam sidang/rapat
o. Notulensi adalah penulisan hasil rapat
p. Risalah adalah dokumen tentang proses berlangsungnya rapat
q. Sekretaris Persidangan adalah orang yang bertugas untuk melaksanakan tugas – tugas sekretaris dalam sidang
r. Moderator adalah istilah lain untuk pemimpin rapat